Por que você não troca de sistema? 10 motivos que fazem empresas adiarem a mudança de ERP
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Trocar o sistema de gestão de uma empresa raramente é uma decisão simples.
Mesmo quando o ERP atual apresenta limitações, gera retrabalho ou já não acompanha mais o crescimento da empresa, existe uma série de motivos que fazem os gestores continuarem adiando a mudança.
“Minha equipe já está acostumada.”
“Trocar vai dar muito trabalho.”
“E se a migração der errado?”
“Agora não é o melhor momento.”
“Meu sistema ainda funciona.”
São pensamentos perfeitamente compreensíveis.
Afinal, um sistema de gestão não é apenas um programa instalado nos computadores da empresa. Ele está presente na rotina de diferentes setores, armazena anos de informações e participa de processos importantes, como vendas, compras, estoque, financeiro, produção e emissão fiscal.
O problema é que, algumas vezes, o medo e o desconforto de mudar fazem a empresa permanecer em uma situação que também gera custos, retrabalho e limitações.
Neste artigo, vamos entender os principais motivos que fazem empresas adiarem a troca de ERP, conhecer exemplos de diferentes segmentos e descobrir por que algumas dessas justificativas merecem ser analisadas com mais cuidado.
- “Minha equipe já está acostumada com o sistema”
Talvez esse seja um dos motivos mais comuns.
Depois de anos utilizando um sistema, os funcionários aprendem a trabalhar com ele. Sabem onde encontrar cada informação, conhecem os caminhos para realizar determinadas operações e desenvolvem uma rotina própria de utilização.
Isso cria uma sensação de segurança.
Mesmo que o sistema tenha limitações, a equipe já sabe lidar com elas.
Mas existe uma diferença importante entre estar acostumado com um sistema e ter um sistema adequado para a empresa.
Imagine uma equipe que precisa realizar cinco etapas diferentes para concluir uma operação que poderia ser mais simples.
Depois de alguns anos, os funcionários provavelmente já estarão acostumados.
Eles sabem exatamente o que fazer.
Mas isso não significa que o processo seja eficiente.
O costume pode esconder problemas
Quando uma equipe trabalha durante muito tempo com uma determinada ferramenta, algumas dificuldades deixam de ser percebidas como problemas.
Elas passam a fazer parte da rotina.
É aquele:
“Sempre fizemos assim.”
E justamente por ser algo conhecido, ninguém mais questiona.
Por isso, uma pergunta importante para o gestor é:
Sua equipe está acostumada com o sistema porque ele funciona bem ou porque aprendeu a trabalhar apesar das limitações dele?
Essa diferença pode mudar completamente a análise.
- “Trocar de sistema vai dar muito trabalho”
Aqui também existe uma verdade.
Trocar um ERP exige trabalho.
É necessário planejar a implantação, analisar dados, configurar processos, preparar usuários, realizar treinamentos e definir como será a transição.
Fingir que isso não existe seria irresponsável.
Mas existe outro lado da questão.
Quanto trabalho o sistema atual gera todos os dias?
Imagine uma empresa em que:
Informações precisam ser conferidas manualmente.
Determinados controles são feitos em planilhas.
Funcionários precisam lançar a mesma informação em mais de um lugar.
Relatórios precisam ser ajustados manualmente.
Setores precisam trocar informações por mensagens.
Determinadas operações dependem de uma pessoa que conhece o processo.
Tudo isso também representa trabalho.
A diferença é que esse trabalho está distribuído ao longo de todos os dias e, por isso, muitas vezes deixa de ser percebido como um custo de mudança.
A pergunta não deveria ser apenas:
“Quanto trabalho teremos para trocar de sistema?”
Também deveria ser:
“Quanto trabalho continuaremos tendo se não trocarmos?”
- “Tenho medo de que a mudança dê errado”
Esse é provavelmente um dos receios mais legítimos.
Um ERP participa de processos importantes da empresa. Se uma implantação não for planejada adequadamente, podem surgir dificuldades de adaptação, inconsistências de dados ou problemas na rotina dos usuários.
Por isso, trocar de sistema não deve ser uma decisão impulsiva.
Mas existe uma diferença entre ter cuidado e simplesmente evitar a mudança.
O caminho não é ignorar o risco.
É gerenciar o risco.
Antes de trocar, a empresa pode avaliar:
Como será feita a migração dos dados?
Quais informações realmente precisam ser migradas?
Como os processos serão configurados?
Quem acompanhará a implantação?
Como os usuários serão treinados?
Como será feita a transição?
Como serão tratados os primeiros dias de operação?
Existe suporte durante a implantação?
Quanto melhor planejada a mudança, mais previsível tende a ser o processo.
- “Meu sistema atual ainda funciona”
Essa frase parece ser um dos argumentos mais fortes para não trocar.
E existe uma verdade nela:
Se o sistema está funcionando, por que mudar?
A questão é que funcionar e atender às necessidades da empresa são coisas diferentes.
Um sistema pode continuar emitindo notas, registrando vendas e gerando relatórios e, ainda assim, estar deixando de atender às necessidades atuais do negócio.
Isso acontece principalmente quando a empresa cresce.
O sistema que funcionava muito bem para uma empresa menor pode não ser suficiente quando:
O volume de operações aumenta.
Novos setores são criados.
A empresa abre novas unidades.
A produção cresce.
Aumenta a quantidade de usuários.
Surgem novas necessidades de controle.
A legislação muda.
A gestão passa a precisar de informações mais detalhadas.
Por isso, a pergunta mais importante talvez não seja:
“Meu sistema ainda funciona?”
Mas:
“Meu sistema ainda acompanha a minha empresa?”
- “Não quero parar a operação”
Esse é outro ponto que preocupa muitos empresários.
A empresa não pode simplesmente apertar um botão e parar tudo durante semanas para instalar um novo ERP.
Existe venda para realizar, produto para entregar, estoque para controlar, contas para pagar, clientes para atender e obrigações fiscais para cumprir.
Por isso, uma troca precisa considerar a operação desde o início.
O planejamento deve definir como a transição acontecerá, quais processos serão migrados primeiro, quais usuários precisam estar preparados e como a empresa passará de uma solução para outra.
A implantação não deve ser vista apenas como:
“Vamos instalar um sistema novo.”
Ela deve ser tratada como um projeto de mudança operacional.
Isso muda bastante a forma de pensar.
- “Temos muitos dados no sistema atual”
Quanto mais tempo uma empresa utiliza um ERP, maior tende a ser a quantidade de informações acumuladas.
São anos de:
Clientes.
Fornecedores.
Produtos.
Preços.
Históricos.
Movimentações.
Documentos.
Títulos financeiros.
Informações fiscais.
Registros operacionais.
Por isso, é natural pensar:
“Como vamos levar tudo isso para outro sistema?”
Mas uma migração não significa necessariamente simplesmente copiar tudo de um banco de dados para outro.
Antes de migrar, é importante analisar o que realmente precisa continuar sendo utilizado.
Algumas informações são essenciais para a operação atual.
Outras podem ser mantidas para consulta histórica.
E algumas talvez já não tenham utilidade prática.
Essa análise pode ser uma oportunidade para a empresa também organizar e revisar seus dados.
- “Minha equipe não vai querer aprender outro sistema”
Mudanças de ferramenta podem gerar resistência.
E isso não significa necessariamente que os funcionários sejam contra a empresa.
É natural que uma pessoa que conhece bem uma ferramenta tenha receio de voltar a ser iniciante em outra.
Ela pode pensar:
“Vou ter que aprender tudo novamente.”
“Vou demorar para fazer as coisas.”
“E se eu errar?”
Por isso, treinamento e comunicação são partes importantes de uma implantação.
A equipe precisa entender por que a mudança está acontecendo e, principalmente, o que ela ganha com isso.
Um novo ERP não deve ser apresentado apenas como:
“Agora vocês vão usar outro sistema.”
A conversa pode ser:
“Vamos eliminar determinados controles manuais.”
“Vamos integrar informações.”
“Vamos facilitar determinados processos.”
“Vamos melhorar o acesso às informações.”
Quando a equipe entende o propósito da mudança, a adaptação tende a deixar de ser apenas uma obrigação e passa a fazer mais sentido.
- “Agora não é o momento”
Essa talvez seja a justificativa mais perigosa.
Porque quase nunca existe um momento perfeito.
Em determinado período, a empresa está fechando o ano.
Depois, está em período de maior movimento.
Depois, surgem novos projetos.
Depois, aparece uma mudança fiscal.
Depois, o gestor está envolvido em outra prioridade.
E a troca continua sendo adiada.
O problema é que “agora não” pode se transformar em anos.
Isso não significa que toda empresa deva trocar imediatamente.
Significa que, se existe uma necessidade real, é importante transformar a decisão em um projeto com planejamento e prazo, em vez de simplesmente deixá-la para depois.
- “Vai ficar caro”
O investimento é uma preocupação legítima.
Uma troca de ERP pode envolver custos de implantação, treinamento, migração, licenciamento e adaptação.
Mas analisar apenas o preço do novo sistema pode levar a uma conclusão incompleta.
É preciso considerar também o custo de permanecer com o sistema atual.
Quanto sua empresa gasta com:
Retrabalho?
Controles paralelos?
Planilhas?
Processos manuais?
Erros de lançamento?
Informações desencontradas?
Tempo procurando informações?
Falta de integração?
Limitações que exigem soluções alternativas?
Nem sempre esses valores aparecem claramente no orçamento.
Mas eles existem.
Por isso, uma análise mais completa deve considerar o custo total da operação, e não apenas o valor pago pelo software.
- “E se o novo sistema também não resolver?”
Essa talvez seja a pergunta mais difícil.
Afinal, ninguém quer trocar um problema por outro.
Por isso, a escolha do novo ERP precisa ser feita com critério.
Antes de contratar, a empresa deve avaliar se a solução realmente atende às suas necessidades.
Uma demonstração comercial, por exemplo, não deveria servir apenas para observar telas bonitas.
É importante apresentar situações reais da empresa.
Em vez de perguntar:
“O sistema possui controle de estoque?”
É melhor perguntar:
“Como o sistema trata o nosso processo de estoque?”
Em vez de:
“Possui módulo financeiro?”
Pergunte:
“Como funciona o processo financeiro que utilizamos atualmente?”
Quanto mais a avaliação estiver relacionada à realidade da empresa, maior será a capacidade de identificar se o sistema realmente atende às necessidades.
Como esses problemas aparecem em cada segmento?
As limitações de um ERP não são iguais para todas as empresas.
Uma indústria possui necessidades diferentes das de uma loja de varejo. Uma distribuidora trabalha com desafios diferentes dos de um prestador de serviços ou de um posto de combustíveis.
Por isso, analisar exemplos do próprio segmento pode ajudar o gestor a identificar problemas que já fazem parte da rotina, mas que nem sempre são associados ao sistema de gestão.
Indústria: quando produção, estoque e custos não conversam
Imagine uma indústria que utiliza o ERP para registrar pedidos e movimentações de estoque, mas precisa recorrer a planilhas para acompanhar a produção.
A equipe registra o consumo de matéria-prima em um controle separado, enquanto o setor de compras utiliza outras informações para planejar reposições.
No fechamento do mês, surgem diferenças entre o consumo previsto e o realizado. O gestor precisa investigar perdas, retrabalhos e custos adicionais para entender a rentabilidade dos produtos.
Nesse cenário, algumas perguntas são importantes:
O sistema integra pedidos, estoque e ordens de produção?
É possível acompanhar o consumo real de matéria-prima?
Os custos previstos podem ser comparados com os custos realizados?
Os gestores conseguem identificar perdas e desvios sem depender de vários controles paralelos?
O sinal de alerta: a indústria cresce, mas o controle da operação depende cada vez mais de planilhas e conferências manuais.
Varejo: quando vender mais não significa lucrar mais
Imagine uma rede de lojas que acompanha o faturamento, mas encontra dificuldades para manter os custos e os preços atualizados.
Uma unidade concede descontos sem uma visão clara da margem, enquanto outra registra diferenças recorrentes entre o estoque físico e o sistema.
O gestor precisa reunir relatórios de diferentes fontes para descobrir quais produtos realmente contribuem para o resultado.
Nesse caso, vale avaliar:
O estoque e as vendas estão integrados?
Os custos de compra são atualizados corretamente?
A empresa consegue acompanhar margens por produto?
Existem controles claros para descontos e preços?
As informações das diferentes unidades podem ser analisadas de forma centralizada?
O sinal de alerta: a loja vende bastante, mas o gestor não consegue identificar com segurança onde está o lucro e onde a margem está sendo perdida.
Distribuição e atacado: quando os pedidos ficam presos em processos manuais
Imagine uma distribuidora que recebe pedidos de diversos vendedores, trabalha com diferentes tabelas de preço e precisa coordenar estoque, separação, faturamento e entrega.
Quando as informações não estão bem integradas, o vendedor pode negociar uma condição comercial que precisa ser conferida manualmente. O estoque disponível pode não refletir a situação real, e a equipe perde tempo verificando pedidos antes de liberar o faturamento.
Nesse cenário, o gestor deve avaliar:
Os pedidos de venda estão conectados ao estoque disponível?
As condições comerciais são aplicadas de maneira consistente?
A equipe consegue acompanhar os pedidos pendentes?
O faturamento e a expedição compartilham as mesmas informações?
É possível acompanhar os resultados por vendedor, cliente e produto?
O sinal de alerta: o aumento do volume de pedidos exige cada vez mais conferências, mensagens e intervenções manuais para a operação funcionar.
Prestadores de serviços: quando a gestão depende de várias ferramentas
Imagine uma empresa de serviços que utiliza um sistema para emitir notas, uma planilha para controlar contratos e outra ferramenta para acompanhar as atividades da equipe.
O financeiro precisa conferir manualmente quais serviços foram concluídos, quais cobranças devem ser emitidas e quais clientes possuem valores em aberto.
Com o crescimento da empresa, fica mais difícil relacionar o trabalho realizado com o faturamento e o resultado de cada contrato.
Algumas perguntas ajudam a identificar essas limitações:
Os contratos e as atividades realizadas possuem acompanhamento centralizado?
O faturamento está conectado aos serviços prestados?
O financeiro consegue acompanhar cobranças e recebimentos com facilidade?
Os gestores conseguem comparar os resultados dos contratos?
As informações precisam ser lançadas repetidamente em sistemas diferentes?
O sinal de alerta: a empresa conquista novos clientes, mas aumenta também o trabalho administrativo necessário para controlar os serviços e receber pelos trabalhos realizados.
Postos de combustíveis: quando a operação exige conciliações constantes
Imagine um posto que precisa acompanhar vendas por turno, movimentações de estoque, recebimentos de diferentes meios de pagamento e informações fiscais.
Se esses controles não estão bem integrados, a equipe pode precisar comparar relatórios de vendas, registros de caixa e informações financeiras para identificar diferenças.
O fechamento fica mais demorado, e o gestor depende de conferências manuais para entender o resultado da operação.
Nesse caso, vale investigar:
As vendas e os recebimentos podem ser conferidos de forma integrada?
Os fechamentos de caixa e turno são acompanhados com clareza?
As movimentações de estoque estão relacionadas às operações realizadas?
As informações fiscais e financeiras são consistentes?
Os gestores conseguem identificar divergências com agilidade?
O sinal de alerta: a equipe passa muito tempo conciliando informações que deveriam estar disponíveis de forma organizada no sistema.
O que esses exemplos têm em comum?
Apesar das diferenças entre os segmentos, existe um padrão.
Quando o ERP deixa de acompanhar a operação, a empresa costuma compensar as limitações com planilhas, controles paralelos, conferências manuais e dependência de funcionários específicos.
Essas soluções improvisadas podem funcionar durante algum tempo.
Mas, conforme o negócio cresce, o custo de manter esses processos também pode aumentar.
O objetivo não é trocar de ERP simplesmente porque existem dificuldades. É entender se essas dificuldades podem ser resolvidas com melhorias no sistema atual ou se a empresa precisa de uma solução mais adequada à sua realidade.
O maior problema pode não ser trocar de sistema
Depois de analisar todos esses pontos, aparece uma conclusão interessante.
A maioria dos motivos para não trocar de ERP é compreensível.
O problema não está necessariamente no motivo.
O problema está quando ele é utilizado para evitar uma análise mais profunda.
“Minha equipe está acostumada.”
Tudo bem.
Mas essa adaptação está ajudando ou limitando a empresa?
“Vai dar trabalho.”
Tudo bem.
Mas quanto trabalho o sistema atual já gera?
“Tenho medo da mudança.”
Tudo bem.
Mas esse medo está impedindo uma melhoria necessária?
“Meu sistema funciona.”
Tudo bem.
Mas ele acompanha o que sua empresa precisa hoje?
É justamente nesse ponto que a decisão começa a mudar.
Como saber se o problema é realmente o sistema?
Antes de decidir trocar, faça algumas perguntas para sua própria empresa.
- Minha equipe precisa criar controles fora do sistema?
Se planilhas e outros controles são necessários para complementar constantemente o ERP, vale entender por quê.
- Os setores da empresa possuem informações integradas?
Se vendas, estoque, financeiro, compras ou produção trabalham com informações desconectadas, existe uma oportunidade de melhoria.
- O sistema acompanha o crescimento da empresa?
O ERP ainda atende ao volume e à complexidade atuais?
- Existem processos que poderiam ser automatizados?
Quanto mais processos dependem de conferências e lançamentos manuais, maior o potencial de ganho com uma solução adequada.
- Os gestores conseguem obter as informações necessárias?
Um sistema de gestão deve ajudar a transformar dados operacionais em informações úteis para a tomada de decisão.
- A empresa depende de “jeitinhos” para realizar determinadas operações?
Quando usuários precisam encontrar maneiras alternativas de contornar limitações do sistema, talvez seja hora de analisar se a ferramenta ainda é adequada.
- O fornecedor acompanha as mudanças do mercado e da legislação?
Um ERP precisa evoluir junto com as necessidades da empresa e do ambiente em que ela atua.
Trocar de sistema não precisa ser uma decisão baseada em medo
A decisão de trocar um ERP não deve ser tomada porque “o sistema atual é ruim”.
Também não deve ser tomada simplesmente porque existe uma solução nova no mercado. Ela deve ser baseada em uma pergunta muito mais importante:
O sistema que minha empresa utiliza hoje ainda é capaz de acompanhar onde queremos chegar?
Se a resposta for sim, talvez não exista motivo para mudar.
Mas se a resposta começar a ser “não”, “mais ou menos” ou “só conseguimos porque criamos alguns controles por fora”, talvez seja hora de analisar outras possibilidades.
A troca de um ERP exige planejamento, mas também pode representar uma oportunidade para rever processos, eliminar retrabalho, integrar informações e preparar a empresa para uma nova etapa.
No fim, o objetivo não é simplesmente trocar de sistema.
É trocar uma rotina que já não funciona tão bem por uma gestão que faça mais sentido para a empresa.
E onde entra a Method?
Na Method Sistemas, entendemos que a escolha de um sistema de gestão envolve muito mais do que contratar um software.
É uma mudança que precisa considerar a realidade da empresa, seus processos, seus usuários e seus objetivos.
Por isso, além das soluções de gestão, a experiência de implantação, migração, treinamento, atualização e suporte também faz parte dessa jornada.
Há mais de 35 anos, a Method trabalha para ajudar empresas a utilizar a tecnologia como uma ferramenta para simplificar a gestão, integrar informações e dar mais controle à operação.
Sua empresa cresceu. Seus processos mudaram.
Talvez esteja na hora de perguntar:
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